يمتلك مركز التوثيق الملكي الأردني نظام أرشفة إلكتروني، يعمل على أرشفة الوثائق بطريقة متطوّرة ومفهرسة حسب المعايير العالمية تناسب كافة المؤسسات والقطاعات العامة والخاصة ويمتاز بما يلي:
• التزويد بعدد غير محدود من المستخدمين.
• بناء شامل للحقول الأرشيفية يتبع المعايير الدولية، مع إمكانية إضافة حقول وصفية أرشيفية تبعًا لحاجة المديرية أو القسم.
• إعطاء رقم فهرسي يتبع المعايير الدولية، يصدره البرنامج مع مراعاة طريقة إدخال العناصر كمجموعة أو كطريقة فردية بحيث يميز الرقم الفهرسي الوثيقة المنفردة أو الوثيقة التابعة للمجموعة.
• محركات بحث ذات قدرة وصول عالية تضمن الوصول إلى كافة الوثائق المرتبطة ببعضها.
• قدرة إنشاء التقارير بشكل عام أو مفصل بطريقة سهلة و مرنة.
• إمكانية البرنامج على تتبع جميع الحركات التي تتم أثناء أرشفة أي ملف ومعرفة حركات المستخدمين.
• القدرة على معالجة صورة الوثيقة من حيث دقة الوضوح، مع إمكانية إضافة علامة مائية لحماية الوثيقة.
• قدرة البرنامج على أرشفة الملفات الصوتية والصورية والفيديوهات المسجلة.
• إضافة خاصية السرية للوثيقة وحمايتها بأحدث معايير الأمان.
• القدرة على حفظ الوثائق ذات الامتدادات والصيغ المختلفة.
• وجود باركود خاص لكل وثيقة أو ملف يمكن مسحه ضوئيًا للعودة إلى النسخة الإلكترونية.
