تقرير حالة الأرشيف في وزارات الدولة ومؤسساتها 2021
من منطلق دور مركز التوثيق الملكي الأردني الهاشمي الإجرائي بالحفاظ على الذاكرة الوطنية؛ بالعمل على ترميم ومعالجة وتصوير وحفظ الوثائق والمخطوطات بأنواعها، ولتحقيق رؤية المركز بتقديم مستوىً متميز في توثيق وثائق الدولة الأردنية والعائلة المالكة وترميمها وحفظها، قام المركز بتبني "مشروع التوثيق الشامل" لوثائق الدولة التاريخية منذ التأسيس، وذلك بمناسبة مرور مئة عام على تأسيس الدولة الأردنية الهاشميّة. ولتشخيص وتقييم الوضع الراهن للمستودعات والمخازن الخاصّة بحفظ الأرشيفات الماديّة في وزارات ومؤسسات الدولة؛ عمل المركز على إجراء مسح ميداني لهذه المؤسسات؛ لرصد التزامها بأنظمة السلامة العامّة، وتحديد مدى وعيها بأهميّة الأرشيف، والتزامها بتطبيق القوانين والتشريعات الأردنية المتعلّقة بالوثائق والأرشيفات، ورصد المعوّقات والصعوبات التي تواجهها في عمليات حفظ الأرشيف الورقي والإلكتروني. وبناءً على المعطيات المتحصّلة من عملية المسح أُمكن تقديم مجموعة من التوصيات والحلول لتحسين الوضع الراهن في المستودعات المختصة بالأرشيفات وحفظ الذاكرة الوطنيّة وتطويرها وتحديثها بما يتواكب مع الأنظمة العالميّة المتّبعة في هذا المجال.
وعليه أُنجز هذا المشروع والذي يعتبر باكورة عمل لمجموعة من التقارير التي سيتم إصدارها لاحقاً. ويتّسم هذا التقرير بأصالته وتفرّده باعتباره الدراسة الأولى من نوعها من حيث الشمولية وتغطية عيِّنة الدراسة على امتداد الوطن، والمواءمة بين الأساليب العلمية والعملية في رصد وتتبّع مشكلة الدراسة على أرض الواقع، وتوحيدُ الطرق لتقييم الوضع العام للأرشيف في جميع وزارات الدولة ومؤسساتها.
بلغ عدد الزيارات الميدانية 90 زيارة، توزّعت على جميع محافظات المملكة، واستهدفت الوزارات والمؤسسات والدوائر الحكومية، كما غطّت الزيارات عدداً من البلديات والمدارس والجامعات، وتوزعت كما يلي:
• عدد الوزارات التي تمت زيارتها (23).
• عدد المؤسسات والهيئات والدوائر الحكومية التي تمت زيارتها (50).
• عدد البلديات التي تمت زيارتها (17).
أمّا بالنسبة للمؤسسات والبلديات، فقد اعتمد التقرير على تقسيم جغرافية الأردن إلى ثلاثة أقاليمَ هي:
- إقليم الشمال، ويضم المحافظات: إربد وعجلون وجرش والمفرق.
- إقليم الوسط، ويضم المحافظات: عمان والزرقاء والبلقاء ومأدبا.
- إقليم الجنوب، ويضم المحافظات: الكرك ومعان والطفيلة والعقبة.
ومن أهم المعايير التي تمّت مراعاتها خلال الزيارات ما يلي:
- حالة المستودعات والمخازن في المؤسسات والذي يبيّن مدى اهتمام المؤسسة بالمستودعات والمخازن المحفوظِ فيها الأرشيفُ المادي، وتوزعت النسب حسب هذا المعيار كما يلي:26% جيدة جدًا، 42% جيد، 23% سيْ.
- وجود أنظمة السلامة العامة والتي تتضمّن:
• وجود أنظمة إطفاء، والتي وجدت فقط في 8% من أصل العدد الكلي للمؤسسات.
• وجود أنظمة شفط مياه ، والتي وجدت في 4% فقط من أصل العدد الكلي للمؤسسات.
• وجود أنظمة تهوية ، حيث توزعت النسب كما يلي: 24% جيدة جدًا، 34% جيد، 42% سيْ.
• وجود أنظمة إنارة، وتوزعت النسب كما يلي: 32% جيدة جدًا، 40% جيدة، 28% سيئة.
- اهتمام المؤسسات بترميم الوثائق والأرشيف الورقي لديها، والذي بيّن أن نسبة المؤسسات التي اهتمّت بهذا الجانب هي فقط 3% من مجموع المؤسسات.
- وجود أنظمة أرشفة إلكترونية، حيث وجدت في 63% من مجموع المؤسسات التي تمّت زيارتها.